El 23 de octubre de 2019 se aprobó la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, en adelante, también, “Directiva Whistleblowing”, cuyo objetivo es reforzar la aplicación del Derecho y las políticas de la Unión en ámbitos específicos mediante el establecimiento de normas mínimas comunes que proporcionen un elevado nivel de protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea.
El 20 de febrero de 2023, se aprobó en España la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con el objeto de transponer la Directiva Whistleblowing (en adelante, “Ley de Protección del Informante”), que entró en vigor el 13 de marzo de 2023.
La finalidad de la presente política es recoger los principios generales que inspiran el Sistema Interno de Información de Audentia Capital Management Limited, Sucursal en España (en adelante, “Audentia”), de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
En línea con la cultura de cumplimiento y de ética empresarial de Audentia, el Sistema Interno de Información (en adelante, “SII”) tiene un doble objetivo: por un lado, proteger a las personas que informen sobre los incumplimientos incluidos en su ámbito de aplicación, y, por otro, fortalecer y fomentar la cultura de la información y comunicación como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares, y reaccionar frente a ellas.
Con el objetivo de que el SII sea efectivo, Audentia velará por que cumpla todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en particular:
Presunción de inocencia y respeto al honor de las personas afectadas.
Todas las actuaciones desarrolladas en el marco del SII se realizarán de forma segura, conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente y reconociéndose los derechos que asisten a todas las partes intervinientes.
En todo caso, se garantizará la confidencialidad y los derechos a la intimidad, a la privacidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas involucradas en el proceso de investigación iniciado como consecuencia de la recepción de una comunicación realizada a través del SII de Audentia.
La identidad del informante, en caso de ser conocida, así como de los terceros mencionados en la comunicación, solo podrá ser comunicada a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, previo traslado al informante o al tercero afectado, siempre que dicha circunstancia no comprometa la investigación o el procedimiento judicial en curso.
En el caso de la persona afectada por la comunicación, se reconoce su derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento.
Las actuaciones de investigación deberán desarrollarse con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, en atención a la complejidad de los hechos, atendiendo, en todo caso, a los plazos establecidos en el Procedimiento del SII.
La presente Política protege a las personas físicas que informen, a través de alguna de las vías establecidas en la presente Política de:
Adicionalmente, el Sistema Interno de Información también podrá emplearse para el reporte de cuestiones relativas a las siguientes materias:
La presente Política se extiende, además de a los empleados de Audentia, a otros colaboradores tales como voluntarios, becarios, trabajadores en periodos formativos con independencia de que perciban o no una remuneración, candidatos en proceso de selección, trabajadores que hubieran finalizado su relación laboral o mercantil y representantes de los trabajadores, así como a cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores, y a los socios, partícipes y personas pertenecientes a los órganos dirección o supervisión de Audentia, que realicen una comunicación a través del Sistema Interno de Información de Audentia sobre cualquiera de las cuestiones señaladas en los numerales 1 y 2 del apartado 2 de la presente Política (“Ámbito material de aplicación”).
Las medidas de protección previstas en la presente Política se aplicarán también, en su caso: (i) a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso; (ii) a las personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante; y (iii) a las personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
La Representante de la Sucursal ha optado por designar al Compliance Officer de Audentia Capital Management Limited, D. Andrés Villamil, como Responsable del Sistema Interno de Información.
El Responsable del Sistema asumirá diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la gestión de las informaciones recibidas a través del canal establecido, asegurando la adecuada aplicación del Procedimiento del SII e incluyendo en lo anterior la interlocución con los eventuales proveedores de servicios que puedan actuar en el marco de la recepción o la tramitación de comunicaciones.
El Responsable del Sistema mantendrá, asimismo, un libro-registro de las informaciones y comunicaciones recibidas y de los Expedientes de Investigación a que hayan dado lugar, garantizando la confidencialidad de dicha información.
El Responsable del Sistema cuenta con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, las cuales realiza de forma autónoma e independiente respecto del resto de órganos de Audentia, debiendo regirse su actuación por los principios generales recogidos en esta política.
Audentia ha habilitado un canal interno de información integrado por una doble vía:
Además de los empleados de Audentia, el Canal Interno de Información podrá ser utilizado por otros colaboradores tales como voluntarios, becarios, trabajadores en periodos formativos con independencia de que perciban o no una remuneración, candidatos en proceso de selección, trabajadores que hubieran finalizado su relación laboral o mercantil y representantes de los trabajadores, así como por cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores, y por los socios, partícipes y personas pertenecientes a los órganos dirección o supervisión de Audentia.
Las comunicaciones se podrán formular tanto de forma identificada como anónima y deberán contener, en la medida de lo posible, los siguientes aspectos:
Mediante el canal interno de información se podrá comunicar, gozando los informantes de la protección establecida en esta Política, cualquier incumplimiento cometido por miembros integrantes de Audentia, o por terceros no integrantes pero que mantengan relaciones con Audentia en el marco de sus labores profesionales, siempre que vayan referidos a los incumplimientos referidos en los numerales 1 y 2 del apartado 2 de la presente Política (“Ámbito material de aplicación”) -esto es, acciones u omisiones constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea o de infracción penal o administrativa grave o muy grave-. Audentia comunicará con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
Asimismo, mediante el canal interno de información, cualquier integrante de Audentia o tercero ajeno, podrá reportar acciones u omisiones que puedan constituir un incumplimiento de la normativa interna de la compañía –que no sean constitutivas de infracción del Derecho de la Unión Europea o de infracción penal o administrativa grave o muy grave–, incluidos los principios y valores que asumen como guía de conducta de todos los empleados, así como trasladar cualquier consulta relacionada con el alcance, cumplimiento y la interpretación de la normativa aplicable a Audentia.
Audentia deberá enviar un acuse de recibo de la comunicación al informante en un plazo máximo de siete días naturales siguientes a la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
El plazo máximo que tendrá Audentia para dar una respuesta al informante será de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación. En casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Sin perjuicio de que el canal interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones y omisiones constitutivas de infracción contra los derechos de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave o muy grave, cualquier persona física podrá acudir directamente al canal externo de información creado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.I.I., además de al Canal del Informante de la Comunidad de Madrid.
Tanto el informante como las comunicaciones realizadas a través del canal externo gozarán de la protección otorgada en la presente Política.
Asimismo, la revelación pública o puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones establecidos en el ámbito de aplicación de la Ley de Protección del Informante –esto es, acciones y omisiones constitutivas de infracción contra los derechos de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave o muy grave– también implicará la protección al informante, siempre y cuando haya realizado la comunicación primero por canales internos o externos, o directamente por canales externos, sin que se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido.
Las personas que comuniquen infracciones tendrán derecho a las medidas de protección establecidas en los artículos 35 y 36 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero:
Preservar su identidad, exceptuándose la comunicación que pudiera efectuarse a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.
En relación con las comunicaciones falsas, la Ley 2/2023 establece en su artículo 63 que comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad será constitutivo de una infracción muy grave.
Las personas afectadas por la comunicación, durante la tramitación del expediente, tendrán derecho:
El Responsable del SII se asegurará de proporcionar de manera clara y fácilmente accesible la información necesaria para que los informantes puedan hacer uso de los canales de comunicación de Audentia.
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
El Sistema Interno de Información debe impedir el acceso no autorizado y preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.
Si la información recibida contuviera datos personales sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023. En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
El Responsable del Sistema mantendrá un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en la Ley 2/2023.
Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.